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Rechnungen digital verwalten

Prozessautomatisierung in Kreditorenbuchhaltung

Neben Konzernen müssen auch kleine und mittelständische Unternehmen Prozesse automatisieren, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Kosten zu senken. Diese Optimierungsprozesse treffen auch Finanzabteilungen, die in einer neuen Rolle nicht mehr als Cost Center sondern als Profit Center aktiv zum Unternehmenswachstum beitragen müssen.

Die automatisierte Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen optimiert einen der Kernprozesse in der Kreditorenbuchhaltung, bietet ein signifikantes Einsparungspotential und liefert einen schnellen Return on Investment. ABBYYs Lösung zur automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie der Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung erhöht die Produktivität der Buchhaltung, reduziert die Durchlaufzeiten von Rechnungen und führt so zu signifikanten Kosteneinsparungen.

Die Lösung ABBYY FlexiCapture for Invoices beispielsweise zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung integriert führende Technologie zur Rechnungsdatenextraktion, verfügt über optimierte Best-Practice Freigabeworkflows für Rechnungsprüfung, regelbasiertes Routing, Eskalations- sowie Fehlerfallbehandlung und sorgt damit für eine erhöhte Verarbeitungsgeschwindigkeit in der Rechnungsverarbeitung.

Elektronischer Rechnungseingang

Seit dem Jahr 2014 dürfen Unternehmen unsignierte Rechnungen elektronisch versenden. Die für den Lieferanten sowie für den Rechnungsempfänger resultierenden Vorteile liegen auf der Hand: beide sparen Kosten durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte. Die ABBYY-Lösung ermöglicht Unternehmen bereits in der Basisversion die automatisierte Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen. E-Mail Eingangspostkörbe werden automatisch überwacht und der E-Mail Anhang, in der Regel eine unsignierte PDF-Datei, wird geprüft und an die OCR-Erkennung der ABBYY-Lösung weitergeleitet.

Rechnungen, egal ob Papier oder elektronisch, können in ein- und demselben Rechnungsworkflow gesendet und verarbeitet werden. Dabei wird die eingehende elektronische Rechnung denselben Prüfverfahren unterzogen, die auch eine gescannte Papierrechnung durchläuft. Im Fehlerfall wird die Rechnung in eine gesonderte Queue gelegt, und getrennt verarbeitet. Die elektronische Rechnung wird zusammen mit der Original-E-Mail in einem Archiv abgelegt und ist somit für eine spätere Überprüfung revisionssicher archiviert.

Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung

  • Prozesstransparenz erhöhen und interne Kontrollen verbessern
  • Kosten reduzieren und Produktivität steigern
  • Optimierung der Datenqualität
  • Management von Cash Flow und Performance