Digitale Archivierung

Wer kennt nicht die tägliche Suche nach wichtigen Unterlagen und Dokumenten, das ständige Hinterherrennen nach bestimmten Informationen?

Durch die zunehmende Informationsflut droht das Verwalten von Informationen in Unternehmen immer aufwendiger zu werden und höhere Kosten zu verursachen.

Die Ablage und das Suche von Dokumenten ist für Menschen zeitaufwendig, für den Computer aber überhaupt kein Problem. Überall dort, wo Dokumente und Informationen in Stückzahlen abgelegt werden müssen und bei Bedarf schnell verfügbar sein sollen, lohnt sich die Investition in ein Dokumenten-Management-Systems (DMS). Die Firma pmi stellt Ihnen hier DocuWare, ein umfangreiches Dokumenten-Management-System, für eine revisionsichere, digitale Archivierung aller relevanten Dateien bzw. Dokumente innerhalb Ihrer Organisation zur Verfügung.

Digitalisierung von Informationen

Dokumente in Form von Briefen, Belegen, Notizen und sonstigen Papier-Unterlagen werden über Scanner erfasst und im ersten Schritt in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Im Zuge des Scanvorganges können Inhalte sofort mittels Texterkennung (OCR) oder durch das Lesen von Barcodes, automatisch übernommen werden. Danach werden diese Dokumenten im System sortiert und in Archiven bei gleichzeitiger Zuordnung passender Suchbegriffe und Schlagworte durch eigene Eingabemasken, in einem zentralen Datenpool abgelegt.

Suchbegriffe können auch automatisch aus Inhalten erstellt werden, wenn es sich um Dokumente mit gleichartigen Kriterien wie beispielsweise Rechnungen handelt.
Beim digitalen Archvieren werden außerdem Ausgangsrechnungen, Briefe, Lieferscheine und andere selbst erstellte Dokumente, sobald sie als Datei oder Druck zur Verfügung stehen, in das System übernommen.

Lösungen für jede Abteilung

Unser DMS-System DocuWare bietet für die einzelnen Abteilungen Ihres Unternehmens die passenden Anwendung.